Aufbewahrungsfristen verkürzt: Das gilt ab 2025 für Belege
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkürzen sich die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre. Erfahren Sie hier, wie Sie Fristen richtig berechnen und welche Dokumente Sie wann sicher vernichten dürfen.
Ab dem Jahr 2025 müssen Unternehmen steuerlich und handelsrechtlich relevante Rechnungen und Buchungsbelege grundsätzlich nur noch acht Jahre lang aufbewahren. Diese gesetzlich verkürzte Frist gilt rückwirkend auch für ältere Belege, deren reguläre Aufbewahrungsfrist am ersten Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Ausnahmen bestehen jedoch weiterhin für bestimmte Branchen wie Banken und Versicherungen, die eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht beachten müssen.
Schnellübersicht: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Handels- und steuerrechtliche Unterlagen müssen in Deutschland je nach Dokumententyp entweder sechs, acht oder zehn Jahre lang sicher aufbewahrt werden.
Die genauen Vorschriften richten sich nach dem Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung. Die Fristen variieren stark je nach Relevanz des Dokuments für die steuerliche Prüfung.
| Unterlagen | Gesetzliche Frist |
|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre (nach § 257 HGB und § 147 AO) |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnabrechnungen) | 8 Jahre (nach BEG IV) |
| Handelsbriefe (empfangen & abgesandt), sonstige steuerlich relevante Dokumente | 6 Jahre (nach § 257 HGB und § 147 AO) |
Wie lange muss ich Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren?
Unternehmen müssen ab dem Kalenderjahr 2025 ihre Rechnungen und Buchungsbelege für eine gesetzliche Frist von genau acht Jahren archiviert aufbewahren.
Zu den Buchungsbelegen zählen nach dem Handelsgesetzbuch alle Belege, die für Buchungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Büchern genutzt werden. Dazu gehören unter anderem Quittungen, Kontoauszüge und Kassenbelege. Das Gesetz zur Entlastung der Bürokratie verkürzt diese Frist von ehemals zehn Jahren ab Januar 2025.
Was ändert sich durch das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt die steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von ehemals zehn Jahren auf nun acht Jahre.
Das Gesetz trat am 1. Januar 2025 in Kraft und änderte gleichzeitig § 257 des Handelsgesetzbuchs sowie § 147 der Abgabenordnung. Der geänderte Paragraph § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs schreibt nun ausdrücklich die achtjährige Frist für Buchungsbelege vor.
„Die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen [Buchungsbelege] acht Jahre [...] aufzubewahren.”
§ 257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB)
Besonders vorteilhaft ist die Rückwirkungsklausel dieser gesetzlichen Neuregelung. Die verkürzte Frist gilt auch für Belege, deren alte zehnjährige Aufbewahrungsfrist am ersten Januar 2025 noch lief. Dadurch können Unternehmen bestimmte Belege deutlich schneller vernichten als ursprünglich geplant.
Wie berechnet man den Beginn der Aufbewahrungsfrist?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt für Steuerzahler stets erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in welchem der entsprechende Beleg erstellt wurde.
Nach § 257 Absatz 5 des Handelsgesetzbuchs ist der exakte Tag der Belegerstellung für den Beginn der Frist unerheblich. Die Berechnung folgt einem festen Ablaufmuster.
- Erfassen Sie das Erstellungsdatum des jeweiligen Belegs innerhalb des laufenden Wirtschaftsjahres.
- Bestimmen Sie den letzten Tag dieses Kalenderjahres, also den einunddreißigsten Dezember, als offiziellen Startzeitpunkt.
- Rechnen Sie ab diesem Jahresende die gesetzliche Frist von acht Jahren für Buchungsbelege hinzu.
- Starten Sie die Vernichtung der Unterlagen frühestens am ersten Januar des darauffolgenden Kalenderjahres.
Welche Unterlagen darf ich im Jahr 2026 vernichten?
Im Kalenderjahr 2026 dürfen Steuerpflichtige ältere Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und geschäftliche Handelsbriefe aus dem Kalenderjahr 2019 vernichten.
Für Jahresabschlüsse gilt weiterhin eine zehnjährige Sperrfrist, weshalb Dokumente aus dem Jahr 2015 erst 2026 zur Vernichtung freigegeben sind.
| Dokumentenart | Max. Frist | Freigegebene Jahrgänge (Vernichtung in 2026) |
|---|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Bankbelege) | 8 Jahre | Jahrgänge bis einschließlich 2017 |
| Abschlussunterlagen (Bilanzen, Inventare, Abschlüsse) | 10 Jahre | Jahrgänge bis einschließlich 2015 |
| Handelsbriefe (geschäftliche Korrespondenz) | 6 Jahre | Jahrgänge bis einschließlich 2019 |
Welche Sonderregeln gelten für Banken und Versicherungen?
Für Kreditinstitute, bundesweite Versicherungsunternehmen und Finanzdienstleister gilt in Deutschland weiterhin die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für sämtliche Buchungsbelege.
Das Bundeskabinett hat im August 2025 einen Beschluss zur Anhebung dieser Aufbewahrungsfrist verabschiedet. Diese Erhöhung ist im neu geregelten Paragraph § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs verankert. Damit soll die finanzielle Überwachung und Transparenz im Finanzsektor sichergestellt werden. Für gewöhnliche Unternehmen gilt die Ausnahme nicht.
Was muss ich bei digitalen Belegen und E-Rechnungen beachten?
Digitale Rechnungen müssen zwingend in ihrem elektronischen Originalformat unveränderbar über die gesamte Dauer der gesetzlichen Frist digital archiviert werden.
Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ist ein Ausdruck nicht ausreichend. Das digitale Original, wie beispielsweise ein ZUGFeRD-Dokument oder eine XML-Datei, darf nach dem Ausdrucken nicht gelöscht werden. Die Speicherung muss somit revisionssicher auf Datenträgern erfolgen.
Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für Privatpersonen?
Privatpersonen unterliegen in Deutschland gesetzlich einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen bei Leistungen an einem privaten Grundstück.
Diese Regelung ist in Paragraph 14b Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes festgeschrieben. Sie dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit im privaten Sektor. Privatpersonen müssen die entsprechenden Rechnungen, Zahlungsbelege und Quittungen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsstellung.
Gilt die verkürzte Frist von 8 Jahren auch rückwirkend für bereits vorhandene Belege?
Ja, die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gilt rückwirkend auch für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am ersten Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Was passiert mit den Aufbewahrungsfristen während einer laufenden Betriebsprüfung?
Wenn eine Betriebsprüfung oder ein steuerliches Rechtsbehelfsverfahren läuft, sind die regulären Fristen gehemmt und das Vernichten der Dokumente ist gesetzlich unzulässig.
Darf ich eine gespannte oder eingescannte Papierrechnung nach der Digitalisierung vernichten?
Eine Papierrechnung darf nach dem Einscannen vernichtet werden, wenn das digitale Abbild lesbar, unveränderbar und revisionssicher nach den gesetzlichen GoBD-Vorgaben gespeichert ist.