Bewirtungskosten absetzen: Regeln für Ihr Geschäftsessen
Die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten in Deutschland richtig nutzen: Erfahren Sie alles über die 70 %-Regel, Mitarbeiterbewirtung und Pflichtangaben auf dem Beleg.
Auf einen Blick: Die wichtigsten Regeln bei Bewirtungskosten
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen ist im deutschen Einkommensteuerrecht präzise geregelt. Um Kosten erfolgreich beim Finanzamt geltend zu machen, müssen Unternehmer die genauen Differenzierungen zwischen geschäftlichen und betrieblichen Anlässen sowie die formellen Anforderungen an den Beleg kennen.
- Geschäftliche Bewirtung: Aufwendungen für Geschäftspartner und Kunden sind grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.
- Betriebliche Bewirtung: Aufwendungen, die ausschließlich der Bewirtung eigener Mitarbeiter dienen, können zu 100 % abgesetzt werden.
- Vorsteuerabzug: Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen zu 100 % als Vorsteuer abziehbar.
- Nachweispflicht: Jede Bewirtung muss durch einen maschinell erstellten, registrierten Kassenbeleg und einen vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg lückenlos dokumentiert sein.
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind abziehbar?
Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sind genau 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgaben abziehbar, während die restlichen 30 % den Gewinn nicht mindern dürfen.
Laut der gesetzlichen Regelung in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sind die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass steuerlich beschränkt. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass ein Teil der Bewirtungskosten einer privaten Lebensführung zuzurechnen ist. Daher sind pauschal 30 % der nachgewiesenen, angemessenen Kosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu behandeln und müssen dem Gewinn außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet werden.
Was fällt unter die 70 %-Regel bei Geschäftspartnern?
Unter die 70 %-Regel fallen alle Aufwendungen für Speisen, Getränke und direkt damit verbundene Nebenkosten, die zur Bewirtung von Kunden oder Partnern aufgewendet werden.
- Verzehrte Speisen und alkoholische sowie alkoholfreie Getränke während des geschäftlichen Treffens.
- Das im Restaurant gezahlte Trinkgeld an das Servicepersonal, sofern dieses ordnungsgemäß auf dem Beleg quittiert oder nachgewiesen wird.
- Unmittelbare Nebenkosten der Bewirtung wie Garderobengebühren oder die Miete für den genutzten Bewirtungsraum im Gastronomiebetrieb.
- Die Kosten müssen im Rahmen der Angemessenheit liegen; unüblich hohe Luxusaufwendungen sind vom steuerlichen Abzug komplett ausgeschlossen.
Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt sein und alle gesetzlich geforderten Angaben zum Ort, Zeitpunkt und Zweck des Treffens lückenlos enthalten.
Gemäß den strengen Vorgaben des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG führt das Fehlen einzelner Pflichtangaben im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung regelmäßig zur vollständigen Versagung des Betriebsausgabenabzugs. Handschriftliche Ergänzungen auf dem eigentlichen Kassenbon sind bis auf die Teilnehmer und den Anlass unzulässig.
- Ort der Bewirtung: Der Name und die Anschrift der Gaststätte müssen auf der Rechnung aufgedruckt sein.
- Tag der Bewirtung: Das exakte Ausstellungsdatum und der Leistungszeitpunkt des Restaurantbesuchs.
- Teilnehmer der Bewirtung: Die namentliche Nennung aller anwesenden Personen, einschließlich des einladenden Gastgebers.
- Anlass der Bewirtung: Eine konkrete Erläuterung des geschäftlichen Zwecks; allgemeine Begriffe wie 'Geschäftsessen' oder 'Kundenpflege' reichen nicht aus.
- Höhe der Aufwendungen: Die detaillierte Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke mit den jeweiligen Einzelpreisen, Steuersätzen und dem Gesamtbetrag.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten?
Der Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten ist in voller Höhe von 100 % zulässig, obwohl die ertragsteuerliche Abziehbarkeit auf 70 % begrenzt ist.
Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, gilt eine vorteilhafte Sonderregelung. Die Umsatzsteuer, die auf der Restaurantrechnung für die Bewirtung von Geschäftspartnern ausgewiesen ist, kann in voller Höhe als Vorsteuer geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass die Aufwendungen dem Grunde nach als betrieblich veranlasst anerkannt werden und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Wann sind Bewirtungskosten zu 100 % abziehbar?
Bewirtungskosten sind immer dann zu 100 % abziehbar, wenn es sich um eine reine Mitarbeiterbewirtung ohne die Teilnahme von externen Geschäftspartnern handelt.
| Kategorie | Geschäftliche Bewirtung | Reine Mitarbeiterbewirtung |
|---|---|---|
| Ertragsteuerlicher Abzug | Nur zu 70 % abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) | Zu 100 % voll abziehbar als Betriebsausgabe |
| Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer) | 100 % der enthaltenen Steuer abziehbar | 100 % der enthaltenen Steuer abziehbar |
| Teilnehmende Personen | Kunden, Lieferanten, externe Berater, Bewerber | Ausschließlich eigene Angestellte und Mitarbeiter |
| Typische Anlässe | Vertragsverhandlungen, Projektbesprechungen | Betriebsfeste, Jubiläen, interne Schulungen |
| Nachweiserfordernis | Sehr strenger Bewirtungsbeleg inklusive Anlass | Allgemeiner Beleg, Buchungsnachweis und Teilnehmerliste |
Darf das Trinkgeld auch zu 70 % als Bewirtungskosten abgezogen werden?
Ja, das freiwillige Trinkgeld teilt das steuerliche Schicksal der Hauptleistung. Es ist somit bei einer geschäftlichen Bewirtung ebenfalls zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar. Voraussetzung ist, dass der Empfänger den Erhalt des Trinkgeldes auf der Rechnung oder einem gesonderten Beleg quittiert hat.
Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ausgefüllt ist?
Sollten Pflichtangaben wie der konkrete Anlass oder die Namen der Teilnehmer auf dem Beleg fehlen, versagt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Betriebsausgabenabzug vollständig für diese Position. Eine nachträgliche Heilung oder Ergänzung nach längerer Zeit wird von den Finanzbehörden meist nicht anerkannt.
Gibt es eine gesetzliche Höchstgrenze für angemessene Bewirtungskosten?
Eine feste betragliche Höchstgrenze nennt das Gesetz nicht. Die Aufwendungen müssen jedoch nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen gelten. Die Angemessenheit orientiert sich an der Größe des Betriebs, dem Umsatz und der Bedeutung des Geschäftsfalls für das exportierende oder inländische Unternehmen.
Reicht ein einfacher Kassenzettel als Nachweis für das Finanzamt aus?
Nein, ein einfacher Kassenbon reicht nicht aus. Für den steuerlichen Abzug ist eine insb. maschinell erstellte, elektronisch registrierte Rechnung des Gastronomiebetriebs mit detaillierter Leistungsbeschreibung erforderlich, die durch die Pflichtangaben zum Bewirtungsanlass und den Teilnehmern ergänzt werden muss.