# E-Rechnung 2025: Das gilt für Kleinunternehmer Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und archivieren können. Erfahren Sie alles über Fristen, technische Voraussetzungen wie XML und ZUGFeRD sowie die gesetzlichen Grundlagen. **Published:** 2026-07-03 **Updated:** 2026-07-05 **Source:** https://aztajournal.com/de/e-rechnung-2025-kleinunternehmer --- > Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Von dieser Neuregelung sind auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer vollstaendig betroffen. Sie muessen technisch in der Lage sein, strukturierte XML-Datenformate entgegenzunehmen und GoBD-konform zu archivieren. ## Auf einen Blick: Die wichtigsten Infos zur E-Rechnung - **Empfangspflicht ab 2025:** Alle inlaendischen Unternehmen, einschliesslich Kleinunternehmer, muessen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen koennen. - **Definition der E-Rechnung:** Bilddateien oder Standard-PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern erfordern strukturierte XML-Daten gemaess der Norm EN 16931. - **Keine sofortige Sendepflicht:** Temporaere Uebergangsraeume befreien Kleinunternehmer vorerst von der aktiven Pflicht, selbst E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden. - **Technische Vorbereitung:** Fuer den rechtssicheren Empfang sind ein digitales Postfach und ein kompatibles Anzeigeprogramm fuer XML-Strukturen zwingend erforderlich. ## Muss ich 2025 als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen? Ja, als Kleinunternehmer muessen Sie ab dem 1. Januar 2025 zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Die gesetzliche Empfangspflicht unterscheidet nicht nach der Groesse des Betriebs oder der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. Sobald Sie eine Leistung von einem anderen inlaendischen Unternehmen fuer Ihren Betrieb beziehen, kann dieses Ihnen eine E-Rechnung ausstellen. Sie koennen den Erhalt dieses Formats nicht rechtssicher verweigern. ## Was genau ist eine E-Rechnung nach neuem Recht? Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, uebermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermoeglicht. Dieses Format muss gemaess den gesetzlichen Vorgaben der europaeischen Norm EN 16931 entsprechen. Reine Bilddateien oder einfache Textdokumente erfuellen diese Anforderungen nicht mehr. - **XRechnung:** Ein rein XML-basiertes Datenformat, das fuer das menschliche Auge ohne technische Hilfsmittel schwer lesbar ist, aber direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet wird. - **ZUGFeRD:** Ein Hybridformat, das eine sichtbare PDF-Komponente mit einer eingebetteten, strukturierten XML-Datei fuer die maschinelle Auswertung kombiniert. - **Abgrenzung zu Standard-PDFs:** Herkoemmliche PDF-Dateien ohne eingebetteten XML-Datensatz gelten ab 2025 rechtlich nur noch als sonstige Rechnungen. ## Pflichten im Ueberblick: Empfangen vs. Senden Fuer Kleinunternehmer gelten ab dem Jahr 2025 unterschiedliche gesetzliche Fristen und Pflichten beim Erhalt und bei der Erstellung von Abrechnungen. | Bereich | Verpflichtung ab 1.1.2025 | Erlaubte Formate | | --- | --- | --- | | Rechnungsempfang (B2B) | Zwingend erforderlich fuer alle geschaeftlichen Eingangsrechnungen. | XRechnung, ZUGFeRD, gueltige EDI-Verfahren | | Rechnungsversand (B2B) | Temporaer befreit durch gesetzliche Uebergangsregelungen. | Papierrechnungen, herkoemmliche PDF-Dateien (mit Zustimmung) | ## Welche technischen Voraussetzungen brauche ich? Kleinunternehmer muessen grundlegende technische Vorkehrungen treffen, um dem gesetzlichen XML-Standard und den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. 1. **Digitales Postfach einrichten:** Bereitstellung einer eindeutigen E-Mail-Adresse, die speziell fuer den Empfang von Unternehmensrechnungen genutzt wird. 2. **Anzeigesoftware installieren:** Nutzung eines kostenfreien Viewers wie dem Quba-Viewer, um die strukturierten XML-Daten der XRechnung lesbar zu machen. 3. **GoBD-konforme Archivierung:** Sichere und unveraerderbare Speicherung der elektronischen Originaldatei ueber den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. ## Wann muessen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen erstellen? Als Aussteller muessen Kleinunternehmer dank grosszuegiger gesetzlicher Uebergangsfristen nicht sofort ab dem Jahr 2025 elektronische Rechnungen versenden. In den Jahren 2025 und 2026 duerfen fuer inlaendische B2B-Umsaetze weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs ohne XML-Struktur uebermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Erstellungspflicht fuer Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Erst ab dem 1. Januar 2028 muessen schliesslich alle inlaendischen Unternehmer, einschliesslich aller Kleinunternehmer, bei Geschaeften mit anderen Betrieben verpflichtend elektronische Rechnungen ausstellen. ## Was sagt das Gesetz? (§ 14 UStG und Wachstumschancengesetz) Die rechtliche Grundlage fuer diese weitreichenden digitalen Reformen bildet das im Fruehjahr des Jahres 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Durch dieses Gesetz wurde die Definition der elektronischen Rechnung in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) grundlegend neu gefasst. Die gesetzliche Neuregelung orientiert sich an der Richtlinie 2014/55/EU und zwingt die gesamte Wirtschaft zu einem einheitlichen technologischen Standard, um laengerfristig Steuerbetrug einzudaemmen und Verwaltungsablaeufe zu vereinfachen. ### Muss ich seit 2025 E-Rechnungen empfangen koennen, auch wenn ich Kleinunternehmer bin? Ja. Die Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich gilt ab dem 1. Januar 2025 ausnahmslos fuer alle inlaendischen Unternehmer, unabhaengig von deren Umsatzsteuerstatus oder der Groesse des Betriebs. ### Reicht ein einfaches PDF per E-Mail ab 2025 noch aus? Nein. Eine Standard-PDF-Datei gilt gesetzlich ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Fuer eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Format nach der EU-Norm EN 16931 erforderlich. ### Welche kostenlosen Tools gibt es, um E-Rechnungen zu lesen? Es stehen kostenfreie Hilfsprogramme wie der Quba-Viewer zur Verfuegung, mit denen empfangene XML-Dateien visualisiert und fuer das menschliche Auge verstaendlich dargestellt werden koennen. ### Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Geschaeften mit Privatkunden (B2C)? Nein. Die gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen bezieht sich ausschliesslich auf Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B). Geschaefte mit Privatkunden sind von dieser Neuregelung nicht betroffen. ### Was droht mir, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen annehmen kann? Wenn Sie keine E-Rechnungen im strukturieren Format annehmen koennen, verletzen Sie Ihre Mitwirkungspflichten. Zudem droht der Verlust des Vorsteuerabzugs, falls Sie spaeter zur Steuerpflicht optieren und keine GoBD-konformen Belege vorweisen koennen.