E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt für kleine Unternehmen in Deutschland wichtige Änderungen. Während der Empfang ab 2025 Pflicht ist, gelten für die Ausstellung Übergangsfristen bis 2028.
Kleine Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht zur eigenen Ausstellung von E-Rechnungen greift für Betriebe mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz erst ab dem 1. Januar 2028. Sonderregelungen befreien Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht, nicht jedoch vom Empfang.
Auf einen Blick: Die wichtigsten E-Rechnungs-Fristen
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland folgt einem klaren Stufenplan mit sofortiger Empfangspflicht und einer nach Umsatz gestaffelten Pflicht zur Rechnungsausstellung.
Das Wachstumschancengesetz regelt diese Fristen verbindlich für den gesamten deutschen B2B-Sektor. Betriebe müssen sich an den gesetzlichen Stichtagen orientieren, um rechtliche Risiken und administrative Probleme im Geschäftsverkehr zu vermeiden.
- 1. Januar 2025: Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Geschäfte.
- Bis 31. Dezember 2026: Erstellung von Papierrechnungen und einfachen PDF-Dateien bleibt für alle Unternehmen im B2B-Bereich zulässig.
- Bis 31. Dezember 2027: Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro zur Ausstellung sonstiger Rechnungen.
- 1. Januar 2028: Vollständige Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle verbleibenden Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr.
Ab wann müssen kleine Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend elektronische Rechnungen ausstellen.
Bis zu diesem Zeitpunkt greift eine gesetzliche Übergangsregelung für kleinere Betriebe. Der maßgebliche Umsatz für diese Einstufung wird anhand der Ergebnisse des Geschäftsjahres 2026 ermittelt.
| Zeitraum | Betroffene Unternehmen | Zulässige Formate im B2B |
|---|---|---|
| Bis 31.12.2026 | Alle Unternehmen | Papier oder PDF (mit Zustimmung) |
| Bis 31.12.2027 | Umsatz kleiner oder gleich 800.000 Euro | Papier oder PDF (mit Zustimmung) |
| Ab 01.01.2027 | Umsatz über 800.000 Euro | Ausschließliche Nutzung der E-Rechnung |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen | Ausschließliche Nutzung der E-Rechnung |
Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG?
Eine E-Rechnung nach § 14 UStG ist eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dieses XML-basierte Format ermöglicht eine vollautomatische und medienbruchfreie maschinelle Verarbeitung des Belegs, während einfache PDF-Dokumente oder Bilddateien gesetzlich nicht als elektronische Rechnungen gelten.
In Deutschland haben sich für diesen Standard die Formate XRechnung und ZUGFeRD etabliert. Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Visualisierung mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei.
Gilt die Empfangspflicht ab 2025 wirklich für alle?
Ja, die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle deutschen B2B-Marktteilnehmer.
Es gibt für den reinen Rechnungsempfang keine gesetzlichen Schonfristen oder Umsatzgrenzen. Jedes aktive Unternehmen muss technisch in der Lage sein, strukturierte XML-Daten anzunehmen und GoBD-konform im Originalformat zu archivieren.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen diese ab 2025 jedoch vollumfänglich empfangen können.
Die Befreiung von der aktiven Ausstellungspflicht ergibt sich aus den Sonderregelungen für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Erhält ein Kleinunternehmer jedoch eine E-Rechnung von einem Lieferanten, muss er diese zwingend annehmen und elektronisch archivieren.
Welche Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen?
Gesetzliche Ausnahmen bestehen für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto sowie für Personenbeförderungstickets, die weiterhin papierbasiert ausgestellt werden dürfen.
Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) regelt in den Paragrafen 33 und 34 diese Erleichterungen. Für diese Belegarten ist die Erstellung einer strukturierten E-Rechnung auch nach Ablauf aller Übergangsfristen nicht zwingend vorgeschrieben.
Wie bereiten sich kleine Betriebe jetzt optimal vor?
Kleine Betriebe sollten umgehend ihre IT-Infrastruktur anpassen, um die GoBD-konforme Verarbeitung und gesetzeskonforme Archivierung eingehender E-Rechnungen sicherzustellen.
Die Umstellung erfordert strukturierte Schritte im Bereich der Softwareauswahl und der Anpassung betrieblicher Arbeitsabläufe. Folgende Maßnahmen unterstützen Unternehmen bei der erfolgreichen Digitalisierung ihrer Rechnungsverarbeitung.
- Bestandsaufnahme durchführen: Analysieren, welche ERP- oder Buchhaltungssysteme bereits im Einsatz sind und ob diese EN-16931-konforme XML-Daten verarbeiten können.
- Passende Software auswählen: Eine zertifizierte Softwarelösung implementieren, die XRechnung und ZUGFeRD nativ unterstützt.
- Archivierung einrichten: Einen revisionssicheren digitalen Speicherplatz gemäß den GoBD-Richtlinien für die unveränderbare Ablage der Rechnungsdateien bereitstellen.
- Mitarbeiter schulen: Das Team im Umgang mit den neuen Formaten und den geänderten Freigabeprozessen im Rechnungswesen vertraut machen.
Ab wann muss ich als kleines Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend E-Rechnungen ausstellen?
Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Bis dahin dürfen sie noch Papierrechnungen oder einfache PDFs nutzen.
Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ab 2025 noch erlaubt?
Als Empfänger müssen Sie ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen akzeptieren. Beim Ausstellen dürfen kleinere Unternehmen normale PDFs im Rahmen der gesetzlichen Übergangsfristen bis Ende 2027 weiterversenden, sofern der Empfänger zustimmt.
Welche Strafen drohen, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Wenn Sie keine E-Rechnungen empfangen können, verstoßen Sie gegen die GoBD-Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung. Zudem droht der Verlust des Vorsteuerabzugs aus diesen fehlerhaft verarbeiteten Belegen.
Wo liegt der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datenstrom für Maschinen. Das ZUGFeRD-Format bettet diese XML-Daten unsichtbar in ein visuell lesbares PDF-Dokument ein, sodass Mensch und Maschine sie gleichermaßen lesen können.