Was Freiberufler von der Steuer absetzen können: Der Ratgeber

Auf einen Blick: Was können Freiberufler absetzen?

Freiberufler können alle betrieblich veranlassten Kosten von der Steuer absetzen, um ihren steuerpflichtigen Gewinn effektiv zu mindern. Durch das Geltendmachen dieser Aufwendungen reduzieren Sie Ihre jährliche Einkommensteuer im Rahmen der Steuererklärung erheblich. Die folgende Tabelle bietet Ihnen eine schnelle Übersicht über die wichtigsten abziehbaren Ausgabengruppen.

Was gilt steuerlich als Betriebsausgabe?

Eine Betriebsausgabe ist nach § 4 Abs. 4 EStG jede Aufwendung, die durch den Betrieb oder die berufliche Tätigkeit veranlasst ist. Sie steht in direktem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen des Steuerpflichtigen.

Für Freiberufler dient diese Definition als Grundlage für die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs. 3 EStG. Dabei subtrahieren Sie die Summe all dieser betrieblichen Ausgaben von Ihren tatsächlichen Einnahmen. Der verbleibende Betrag bildet den steuerpflichtigen Gewinn, auf den das Finanzamt die Einkommensteuer erhebt.

Wie setzen Sie Laptop, Software und IT ab?

Sie können Ihre gesamte berufliche IT-Ausstattung und Software unbegrenzt absetzen, wenn Sie diese für Ihre freiberufliche Tätigkeit nutzen.

• Vollständige Sofortabschreibung: Seit dem Jahr 2021 können Sie Computer, Laptops, Bildschirme und Software direkt im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzen.
• Ermittlung des Nutzungsanteils: Bei Gegenständen mit einer privaten Mitnutzung unter 10 Prozent ist ein Abzug der Anschaffungskosten zu 100 Prozent möglich.
• Gemischte Nutzung aufteilen: Nutzen Sie ein Gerät sowohl privat als auch beruflich zu nennenswerten Teilen, setzen Sie nur den entsprechenden Nutzungsanteil als Betriebsausgabe an.
• Pauschale Aufteilung beim Telefon: Für die monatlichen Kosten für Telefon und Internet wird ohne Einzelnachweis häufig ein geschätzter beruflicher Anteil von 50 bis 80 Prozent akzeptiert.

Büro, Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale?

Freiberufler können Raumkosten entweder über ein externes Büro, ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer oder die gesetzliche Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Fahrt- und Reisekosten richtig absetzen?

Betrieblich veranlasste Reise- und Fahrtkosten mindern Ihre Steuerlast über Kilometerpauschalen oder den tatsächlichen Aufwand Ihrer Auswärtstätigkeiten.

• Nutzung des Privatwagens: Für geschäftliche Fahrten mit dem privaten Pkw können Sie standardmäßig eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer ansetzen.
• Kosten für den Firmenwagen: Nutzen Sie einen echten Firmenwagen, ziehen Sie die realen Kosten ab oder versteuern den privaten Nutzungsanteil mittels der 1-Prozent-Regelung.
• Öffentliche Verkehrsmittel: Die tatsächlichen Ticketkosten für Bus, Bahn oder Flüge im Rahmen von Geschäftsreisen sind in voller Höhe absetzbar.
• Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit: Nach § 9 Abs. 4a EStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG gelten feste Pauschalen, wie 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit.

Wie hoch ist das Limit für Geschenke & Bewirtung?

Für Geschenke und die Bewirtung von Geschäftspartnern gelten strenge steuerliche Höchstgrenzen sowie formelle Auflagen für den Betriebsausgabenabzug.

Beachten Sie, dass Sie bei einer Bewirtung zwingend einen maschinell erstellten Bewirtungsbeleg einreihen müssen. Dieser muss den genauen Anlass der Bewirtung sowie alle teilnehmenden Personen namentlich ausweisen. Bei Geschenken führt das Überschreiten der 50-Euro-Freigrenze dazu, dass die gesamten Kosten steuerlich nicht mehr abziehbar sind.

Welche Versicherungen & Seminare sind absetzbar?

Beruflich veranlasste Fortbildungen und spezifische Versicherungen zum Schutz Ihrer freiberuflichen Tätigkeit lassen sich vollständig als Betriebsausgaben absetzen.

Aufwendungen für die berufliche Weiterbildung oder Fachtagungen sind voll abziehbar, sofern ein klarer Bezug zur ausgeübten freiberuflichen Tätigkeit besteht. Nach § 4 Abs. 9 EStG dürfen Kosten für eine Erstausbildung nur dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn zuvor bereits eine Ausbildung abgeschlossen wurde. Absetzbare Versicherungen sind unter anderem die Berufshaftpflicht, während private Policen wie die Krankenversicherung zu den Sonderausgaben zählen.

Welche Ausgaben dürfen Sie nicht absetzen?

Private Lebenshaltungskosten dürfen Freiberufler grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben ansetzen, da das Steuerrecht hier eine klare Trennung vorschreibt.

• Ausschluss privater Kosten: Ausgaben für die allgemeine Lebensführung wie Kleidung oder private Reisen sind nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abzugsfähig.
• Gewerbesteuer-Ausschluss: Gemäß § 4 Abs. 5b EStG stellt die Gewerbesteuer keine Betriebsausgabe dar, wovon Freiberufler aufgrund der generellen Gewerbesteuerbefreiung ohnehin unberührt bleiben.
• Aufwendungen für Erstausbildung: Ohne vorherigen Abschluss einer Berufsausbildung oder eines Studiums gelten diese Kosten nicht als direkte Betriebsausgaben.
• Geldbußen und Strafen: Rechtliche Verwarnungsgelder oder Bußgelder im Straßenverkehr dürfen den Gewinn des Betriebs niemals mindern.

Gibt es eine strenge Belegpflicht?

Ja, für den Abzug von Betriebsausgaben gilt in Deutschland die strenge Grundregel „Keine Buchung ohne Beleg“. Sie müssen alle Belege geordnet und lesbar aufbewahren, um die Richtigkeit Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dem Finanzamt bei Rückfragen lückenlos nachzuweisen.