Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ab 2025
Ein kompakter Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD: Erfahren Sie alles über die technischen Unterschiede, die E-Rechnungspflicht ab 2025 sowie die korrekte GoBD-Archivierung für Ihr Unternehmen.
Der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt in der Struktur der Rechnungsdatei, da XRechnung ein reines XML-Datenformat ist, während ZUGFeRD ein hybrides PDF/A-3-Format mit eingebettetem XML nutzt. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind ab dem Jahr 2025 für elektronische Rechnungen in Deutschland zulässig. Welche Option Sie wählen sollten, hängt primär von Ihrem Kundenkreis ab.
Auf einen Blick: Was sind die wichtigsten Unterschiede?
Der wesentliche Unterschied betrifft die Lesbarkeit sowie den primären Verwendungszweck. Während die XRechnung für Behörden optimiert ist, eignet sich das ZUGFeRD-Format ideal für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (ab v2.0.1) |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | Hybrides PDF/A-3 + eingebettetes XML |
| Für Menschen lesbar? | Nein (Viewer nötig) | Ja (normales PDF-Layout) |
| Für Maschinen lesbar? | Ja (vollständig) | Ja (XML-Teil) |
| Haupteinsatz | B2G (Behörden, öffentliche Hand) | B2B (Unternehmen untereinander) |
| Übertragungsweg | Primär Web Service / Peppol | Alle Wege (auch E-Mail) |
| Corporate Design | Nicht möglich | Möglich (Logo, Farben im PDF) |
| EN 16931 konform? | Ja | Ja (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL) |
| Technische Grundlage | UN/CEFACT CII (XML) | UN/CEFACT CII (XML) + PDF/A-3 |
Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?
Die Formate unterscheiden sich grundlegend in ihrer technischen Struktur auf Basis der Norm EN 16931, wobei die XRechnung ein reines XML-Format ist und ZUGFeRD ein hybrides PDF darstellt.
Laut Richtlinien des Bundesfinanzministeriums sind beide Formate vollkommen rechtskonform. Die XRechnung benötigt zwingend ein spezielles Programm zur Visualisierung der Daten. Demgegenüber kombiniert ZUGFeRD ein herkömmliches PDF mit maschinenlesbaren Daten, was die manuelle Überprüfung in der Buchhaltung erheblich vereinfacht.
Was ist eine XRechnung und wann ist sie Pflicht?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes, rein XML-basiertes Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung, das speziell für den automatisierten Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Das Format enthält alle Rechnungsdaten in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form ohne visuelles Dokumentenlayout.
Dieses XML-Format ist für Lieferanten von Bundesbehörden bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend und wird primär im B2G-Bereich eingesetzt. Die Übermittlung erfolgt meist automatisiert über spezielle Portale.
- Rechnungsstellung erfolgt an eine Bundesbehörde oder teilnehmende Landesbehörden.
- Der Auftraggeber fordert die Übermittlung explizit unter Angabe einer Leitweg-ID.
- Der interne Rechnungsprozess soll vollständig automatisiert ohne manuelle Schritte ablaufen.
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert das Hybrid-Format?
ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, welches eine für Menschen sichtbare PDF/A-3-Datei mit einer darin eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei verbindet. Dadurch ermöglicht es sowohl die manuelle Prüfung des Belegs als auch die vollautomatische Verarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten durch moderne Buchhaltungssoftware.
Im B2B-Bereich bietet dieses Format den Vorteil, dass das vertraute Rechnungsbild inklusive Firmenlogo erhalten bleibt. Nach geltendem Steuerrecht ist jedoch ausschließlich der eingebettete XML-Teil das rechtlich maßgebliche Original. Die visuelle PDF-Darstellung dient lediglich der Bequemlichkeit des menschlichen Lesers.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format soll ich nutzen?
Nutzen Sie ZUGFeRD im normalen Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen und weichen Sie nur bei expliziter behördlicher Vorgabe auf die XRechnung aus.
Die Wahl hängt maßgeblich von den Empfängern Ihrer Rechnungen ab. Wenn Sie ein einheitliches Corporate Design pflegen möchten, ist ZUGFeRD die ideale Lösung, da der Versand komfortabel via E-Mail erfolgen kann. Für Geschäfte mit der öffentlichen Hand benötigen Sie hingegen oft die XRechnung, um die gesetzlichen Vorgaben der Bundesverwaltung fehlerfrei zu erfüllen.
E-Rechnungspflicht ab 2025: Welche Fristen muss ich kennen?
Das Wachstumschancengesetz regelt den zeitlichen Ablauf zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich ab Januar 2025.
- Ab 1. Januar 2025: Verpflichtender Empfang von elektronischen Rechnungen für alle inländischen Unternehmen.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangszeit zur Weiterverwendung von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen im Versand.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum E-Rechnungsversand für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: Bundesweite, ausnahmslose Verpflichtung zum Versand von gesetzeskonformen E-Rechnungen im B2B-Sektor.
Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt künftig nicht mehr als gesetzliche E-Rechnung im Sinne dieser neuen Gesetzgebung.
Wie müssen E-Rechnungen laut GoBD archiviert werden?
E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen GoBD-Richtlinien zwingend elektronisch, unveränderbar und im Originalformat über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg archiviert werden.
Ein einfacher Ausdruck der Rechnung auf Papier oder das Abspeichern in einem normalen E-Mail-Postfach genügt der Steuerverwaltung nicht mehr. Da bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD die XML-Struktur den steuerlich relevanten Inhalt darstellt, müssen primär diese XML-Daten revisionssicher gespeichert werden. Unternehmen sollten daher eine zertifizierte Archivierungslösung nutzen, um zukünftige Betriebsprüfungen abzusichern.
Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ab 2025 noch zulässig?
Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt ab Januar 2025 nicht mehr als gesetzeskonforme E-Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsfristen darf sie im Versand vorübergehend noch genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Welcher Teil einer ZUGFeRD-Rechnung ist rechtlich bindend?
Rechtlich bindend ist ausschließlich der integrierte XML-Datensatz. Die sichtbare PDF-Komponente dient nur der Lesbarkeit für das menschliche Auge, besitzt steuerrechtlich jedoch nicht den Status des Originaldokuments.
Was ist eine Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennzahl zur Adressierung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie erhalten diese Nummer direkt von der jeweiligen Behörde, die den Auftrag erteilt hat.
Kann ein Kleinunternehmer auch ZUGFeRD-Rechnungen im XML-Format versenden?
Ja. Auch Kleinunternehmer dürfen das ZUGFeRD-Format nutzen, um strukturierte XML-Daten zu versenden. Sie müssen lediglich die allgemeinen steuerlichen Pflichtangaben und künftige E-Rechnungsstandards beachten.