Fakturowanie podczas awarii KSeF: Procedury w trybie offline
Poradnik wyjaśnia, jak bezpiecznie wystawiać faktury podatkowe podczas awarii, niedostępności systemu KSeF lub przy braku internetu, zgodnie z polskimi przepisami VAT.
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy mogą wystawiać dokumenty w specjalnym trybie offline poza systemem. Aby zachować ciągłość rozliczeń, faktury należy przygotować w formacie zgodnym ze schemą Ministerstwa Finansów, a następnie przekazać je bezpośrednio nabywcy w uzgodniony sposób. Po usunięciu problemów technicznych wystawca ma ściśle określony czas na przesłanie tych dokumentów do bazy KSeF w celu nadania im numerów identyfikacyjnych.
Kluczowe zasady fakturowania w czasie problemów z KSeF (Podsumowanie)
Sposób postępowania, dopuszczalna forma dokumentu oraz ostateczny termin na przesłanie danych do systemu zależą bezpośrednio od rodzaju i źródła zaistniałej przeszkody technicznej.
| Rodzaj problemu (scenariusz) | Forma faktury | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| Awaria ogłoszona przez MF | Elektroniczna zgodna ze wzorem MF | 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii |
| Niedostępność systemu lub awaria po stronie podatnika | Elektroniczna zgodna ze wzorem MF | Następny dzień roboczy po usunięciu problemu |
| Awaria całkowita | Papierowa lub elektroniczna | Brak obowiązku przesyłania do systemu |
Co zrobić, gdy system KSeF nie działa?
W sytuacji braku dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur podatnik ma pełne prawo oraz obowiązek przejść na alternatywny tryb dokumentowania transakcji handlowych.
Zgodnie z ujednoliconym tekstem ustawy o podatku od towarów i usług, opublikowanym w Dz.U. 2025 poz. 775, procedury awaryjne kategoryzują problemy techniczne na trzy niezależne ścieżki postępowania. Wybór właściwego trybu determinuje nie tylko format wystawianej faktury, ale przede wszystkim nakłada na podatnika odmienne obowiązki w zakresie późniejszej archiwizacji danych w systemie centralnym. Kluczową rolę w tym procesie odgrywają oficjalne komunikaty techniczne resortu finansów, które wyznaczają terminy wykonania obowiązków.
Jak wystawić fakturę, gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona przez MF?
W przypadku oficjalnego komunikatu o awarii systemu należy wystawić faktury elektronicznie według wzoru MF, a po jej ustaniu przesłać je do KSeF.
Zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), tzw. awaria twarda jest formalnie ogłaszana przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Podatnicy zobowiązani są wtedy do wykonania następujących kroków:
- Wytworzenie faktury w postaci elektronicznej ściśle według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów na podstawie art. 106gb ust. 8.
- Oznaczenie faktury specjalnym kodem umożliwiającym weryfikację struktury danych i autentyczności pochodzenia, jeśli dokument jest przekazywany inaczej niż przez KSeF.
- Udostępnienie tak przygotowanej faktury nabywcy w uzgodniony wcześniej sposób, na przykład drogą mailową w formacie PDF.
- Przesłanie wystawionych faktur do systemu KSeF w terminie do 7 dni roboczych od daty wskazanej w oficjalnym komunikacie o zakończeniu awarii.
Jak postępować w przypadku braku internetu lub niedostępności systemu?
W razie braku internetu u podatnika lub chwilowej niedostępności KSeF należy wystawić fakturę elektroniczną i przesłać ją do systemu kolejnego dnia roboczego.
Zgodnie z zapisami art. 106nh ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), procedura ta dotyczy sytuacji, w których system centralny nie działa bez formalnego ogłoszenia awarii przez MF lub gdy przeszkoda występuje wyłącznie po stronie podatnika. W takich okolicznościach dokument wystawia się w strukturze logicznej i przekazuje klientowi.
Termin na przesłanie tak przygotowanej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur jest w tym scenariuszu bardzo krótki. Podatnik musi dostarczyć dane do bazy Ministerstwa Finansów nie później niż w następnym dniu roboczym po usunięciu niedostępności technicznej lub po samym dniu wystawienia dokumentu.
Kiedy można wystawić tradycyjną fakturę papierową w KSeF?
Tradycyjną fakturę papierową można wystawić wyłącznie w sytuacji ogłoszenia przez Ministerstwo Finansów tak zwanej awarii całkowitej systemu KSeF.
Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775), w przypadku wystąpienia awarii o charakterze całkowitym, resort finansów publikuje dedykowany komunikat określający ten stan. Podatnicy zyskują wówczas prawo do dokumentowania swoich transakcji metodami tradycyjnymi, całkowicie poza systemem elektronicznym.
W tym szczególnym trybie dozwolone jest wystawianie faktur w formie papierowej lub standardowej formie elektronicznej. Co niezwykle istotne dla księgowości, faktur wystawionych w okresie awarii całkowitej nie trzeba później importować ani w żaden inny sposób przesyłać do bazy danych KSeF.
Jaka jest data wystawienia faktury w trybie offline?
Oficjalną datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest dzień, w którym dokument został faktycznie sporządzony przez podatnika poza platformą KSeF.
Zasada ta ma kluczowe znaczenie dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy towaru lub usługi. Data wygenerowania dokumentu offline pozostaje datą jego wystawienia, nawet jeśli przesył danych do bazy centralnej nastąpi wiele dni później.
Późniejsze nadanie numeru identyfikacyjnego przez Krajowy System e-Faktur nie zmienia tej pierwotnej daty. Rozwiązanie to zapobiega błędom księgowym i chroni podatników przed przesunięciami okresów rozliczeniowych z przyczyn od nich niezależnych.
Co to jest tryb offline w KSeF i kiedy można z niego skorzystać?
Tryb offline to prawnie określony sposób wystawiania faktur poza systemem KSeF w sytuacji awarii, niedostępności technicznej platformy lub braku połączenia internetowego po stronie podatnika. Można z niego skorzystać w przypadkach określonych w ustawie o VAT, przygotowując dokument w odpowiedniej strukturze logicznej.
Skąd mam wiedzieć, czy awaria KSeF została oficjalnie ogłoszona?
Oficjalne komunikaty o wystąpieniu oraz zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur są publikowane przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Monitorowanie tych komunikatów jest obowiązkiem podatnika, ponieważ wyznaczają one terminy na późniejsze przesłanie dokumentów.
Ile dni ma podatnik na przesłanie faktur do KSeF po usunięciu awarii?
W przypadku oficjalnej awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów podatnik ma 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF. Jeśli przyczyną był brak internetu podatnika lub nieoficjalna niedostępność, czas ten skraca się do następnego dnia roboczego.
Czy za brak przesłania faktur z trybu awaryjnego grożą kary finansowe?
Tak, niedopełnienie obowiązku przesłania faktur wystawionych offline do systemu KSeF w ustawowych terminach może skutkować nałożeniem administracyjnych kar pieniężnych przewidzianych w kodeksie karnym skarbowym oraz ustawie o VAT.