KSeF dla zwolnionych z VAT: zasady i terminy

Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku od towarów i usług mają obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w określonych terminach. Zgodnie z polskim prawem, status podatnika zwolnionego nie zwalnia z konieczności wystawiania faktur w formacie ustrukturyzowanym, jeśli transakcja wymaga udokumentowania fakturą.

Kluczowe wnioski dla podatników zwolnionych z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT powinni przyswoić kluczowe zasady, które pomogą im bezproblemowo przejść przez proces wdrożenia nowego systemu raportowania:

1. Obowiązek KSeF dotyczy każdego przedsiębiorcy posiadającego status podatnika na mocy art. 15 ust. 1 ustawy o VAT.
2. Zwolnienie podmiotowe oraz przedmiotowe z VAT nie znosi automatycznie konieczności korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
3. Podatnicy zwolnieni, których obroty nie przekraczają określonych progów ustawowych, zyskują dodatkowy czas na wdrożenie.
4. Dokumentowanie sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) wymaga przejścia na standard faktury ustrukturyzowanej.

Czy jako przedsiębiorca zwolniony z VAT też muszę wystawiać faktury w KSeF od 2026 roku?

Tak, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą wystawiać faktury w systemie KSeF, o ile zaistnieje prawny obowiązek lub zgoda na wystawienie faktury.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Przepisy te nie różnicują podatników ze względu na to, czy są oni czynnymi płatnikami podatku od towarów i usług, czy też korzystają ze zwolnienia.

Artykuł 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakłada bezpośredni obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na wszystkich tak zdefiniowanych podatników. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca zwolniony z VAT, prowadzący działalność gospodarczą, podlega pod te same ramy prawne w zakresie cyfryzacji dokumentów.

Harmonogram wdrożenia KSeF dla nievatowców

Terminy wejścia w życie nowych przepisów zostały zróżnicowane w zależności od wielkości obrotów oraz statusu prawnego podatnika.

Kiedy nievatowiec nie musi wystawiać faktury?

Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma ogólnego obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturą, chyba że zażąda tego nabywca spełniający ustawowe kryteria.

Na mocy art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub art. 113 ust. 1 i 9. Sytuacja ulega jednak zmianie, gdy nabywca towaru lub usługi zgłosi żądanie otrzymania takiego dokumentu.

Żądanie takie, zgłoszone przez firmę w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, obliguje sprzedawcę do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Warto pamiętać, że faktury wystawione na wyraźne żądanie klienta wliczają się do limitu 10 000 zł miesięcznie i determinują obowiązek korzystania z systemu.

Kto jest całkowicie zwolniony z obowiązku KSeF?

Ustawodawca przewidział specyficzne wyłączenia z systemu KSeF, które precyzyjnie definiują grupy podmiotów zwolnione z tego cyfrowego obowiązku.

• Transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (relacje B2C).
• Podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
• Przedsiębiorcy korzystający ze szczególnego zwolnienia unijnego przewidzianego dla nierezydentów w art. 113a ust. 1.
• Faktury dokumentujące transakcje rozliczane w ramach unijnych procedur szczególnych, takich jak procedura One Stop Shop.

Co się nie zmienia dla podatników zwolnionych z VAT?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi jedynie zmianę o charakterze technicznym i nie wpływa na materialne prawa podatkowe przedsiębiorców.

Zwolnienie podmiotowe oparte na limicie obrotów do 200 000 PLN (art. 113 ust. 1) oraz zwolnienie przedmiotowe przypisane do konkretnych rodzajów działalności (art. 43 ust. 1) pozostają w mocy. Przedsiębiorcy nie muszą dokonywać rejestracji jako czynni podatnicy VAT, aby móc technicznie autoryzować i wysyłać faktury ustrukturyzowane.

Odbieranie faktur zakupowych w KSeF przez nievatowców

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy nie tylko wystawiania dokumentów, ale również procedury ich odbierania od dostawców.

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce będą zmuszeni do odbierania faktur zakupowych za pośrednictwem platformy KSeF. Oznacza to, że tradycyjne dokumenty kosztowe w formie papierowej lub standardowych plików PDF zostaną zastąpione urzędowym formatem XML dostarczanym bezpośrednio przez rządowy system.