Sztornó és módosító számla: Így javítson szabályosan

A hibás bizonylatok korrigálása során kiemelten fontos a megfelelő bizonylattípus kiválasztása. A 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) különbséget tesz a teljes érvénytelenítés és a részleges adatjavítás között. A helyes dokumentum kiválasztásához ismernünk kell az eltérő joghatásokat.

Legfontosabb tudnivalók (Key Takeaways)

A számlák javítása során az alábbi alapvető szabályokat kell követni a szabályszerű és büntetésmentes könyvelés érdekében:

• A módosító számla kizárólag a már megtörtént ügyletek adatainak részleges javítására vagy kiegészítésére szolgál.
• A sztornó számla teljesen érvényteleníti az eredeti ügylet bizonylatát, és lenullázza annak teljes pénzügyi hatását.
• VevőOLDALI adatváltozás (például téves adószám vagy név) esetén tilos a módosító számla alkalmazása; ilyenkor kötelező a sztornó számla kiállítása.
• A rontott bizonylatok szoftveres törlése vagy áthúzása szigorúan tilos, minden korrekciónak új bizonylat kibocsátásával kell lezajlania.

Mi a különbség a sztornó és a módosító számla között?

A fő különbség az eljárás logikájában rejlik: a módosító számla megtartja az eredeti bizonylatot és csak korrigál, míg a sztornó számla teljesen megszünteti azt.

Az alábbi táblázat összefoglalja a két bizonylattípus legfontosabb jellemzőit és működésbeli eltéréseit a hatályos jogszabályok alapján:

Mikor és hogyan alkalmazható a módosító számla?

A módosító számla akkor alkalmazható, ha az ügylet valójában létrejött, de a kiállított bizonylat valamilyen számszaki vagy adminisztratív hibát tartalmaz.

A módosító számla kibocsátása során az alábbi tipikus esetekben és technikai megkötések mellett kell eljárni:

1. Egységár vagy mennyiség utólagos korrekciója, ha téves adat került a bizonylatra.
2. A módosító bizonylaton kötelezően hivatkozni kell az eredeti számla egyedi azonosító sorszámára.
3. A hibás tételt az eredeti adatokkal megegyezően, de negatív előjellel kell szerepeltetni a korrekció során.
4. A helyes, javított tételt pozitív előjellel kell feltüntetni az új bizonylatsorokon.

Mikor kötelező a sztornó (érvénytelenítő) számla kiállítása?

A sztornó számla kiállítása akkor kötelező, ha a számlán szereplő ügylet egyáltalán nem jött létre, vagy a vevő személye tévesen került meghatározásra.

Amennyiben a vevő adószáma vagy neve hibás, azt tiltja a jogszabály egy egyszerű korrekciós számlával javítani. Ilyen esetben a teljes bizonylatláncot le kell zárni az alábbi lépések szerint:

1. Az eredeti hibás bizonylat teljes érvénytelenítése egy önálló sztornó számla kibocsátásával.
2. A sztornó bizonylaton az eredeti összegek teljes egészében, ellentétes előjellel való kiszámlázása.
3. A sikeres érvénytelenítést követően egy teljesen új, immár a helyes vevőadatokat tartalmazó számla kiállítása.

Sztornó számla kiállítása a gyakorlatban és technikai feltételei

A gyakorlatban a sztornó számlának tartalmaznia kell az eredeti bizonylat sorszámára való egyértelmű és pontos hivatkozást. A teljesítési dátumnak kötelezően meg kell egyeznie az eredeti számlán szereplő teljesítési időponttal.

A sztornó bizonylat saját, új bizonylatszámmal (számlasorozat számmal) jön létre. Az összegeket pontosan megegyező értékben, de ellentétes előjellel kell szerepeltetni a tételek között.

Hogyan történik a NAV Online Számla adatszolgáltatás?

Az online adatszolgáltatási kötelezettség a módosító és az érvénytelenítő bizonylatokra is kiterjed az Áfa törvény előírásai alapján.

A hatályos szabályok szerint a számlázóprogramokból nem lehet adatokat törölni vagy átírni. Minden egyes módosító vagy sztornó bizonylat kiállításakor a szoftvernek automatikusan generálnia kell az XML adatszolgáltatást a Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendszere felé.