Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich: Regeln für die EAR 2026
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich. Erfahren Sie alles über Umsatzgrenzen, das Zufluss-Abfluss-Prinzip und wer zur EAR berechtigt ist.
Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) sind in Österreich jene selbständig Erwerbstätigen und Gewerbetreibenden berechtigt, die keine gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) oder der Bundesabgabenordnung (BAO) treffen und die ihre Bücher nicht freiwillig führen. Diese vereinfachte Gewinnermittlung basiert auf der reinen Erfassung der tatsächlichen Geldflüsse innerhalb eines Kalenderjahres.
Auf einen Blick: Die wichtigsten Fakten zur EAR in Österreich
Die rechtliche Einteilung zwischen der vereinfachten EAR und der verpflichtenden doppelten Buchführung bestimmt sich in Österreich nach festen gesetzlichen Schwellenwerten. Die Umsatzgrenzen entscheiden darüber, ob ein Betrieb die einfache Überschussrechnung anwenden darf oder eine Bilanz erstellen muss.
| Kriterium / Rechtsform | Gewinnermittlungsart | Gesetzliche Grundlage | Umsatzgrenze |
|---|---|---|---|
| Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) | Doppelte Buchführung | § 189 UGB / § 5 EStG | Immer verpflichtend ab Eintragung |
| Einzelunternehmen / OG / KG (Gewerbe) | Doppelte Buchführung | § 189 UGB / § 125 BAO | Über 700.000 € Umsatz in zwei Folgejahren |
| Freiberufler (selbständige Arbeit) | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) | § 4 Abs. 3 EStG | Keine Umsatzgrenze für EAR-Nutzung |
| Kleingewerbetreibende und Vermieter | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) | § 126 BAO / § 4 Abs. 3 EStG | Umsatz unter 700.000 € jährlich |
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung nach dem Einkommensteuergesetz 1988, bei welcher der steuerliche Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt wird. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung entfallen hierbei die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz, die Inventur sowie die Pflicht zur doppelten Erfassung jedes Geschäftsfalles.
Grundlegend für diese vereinfachte Gewinnermittlung ist das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip. Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden steuerlich erst in jenem Kalenderjahr wirksam, in dem sie tatsächlich bar gezahlt oder auf dem Bankkonto gutgeschrieben bzw. abgebucht wurden.
Wer muss in Österreich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen jene Steuerpflichtigen als Mindeststandard anwenden, die gesetzliche Aufzeichnungspflichten erfüllen müssen, aber nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Sie dient als gesetzlicher Regelfall zur steuerlichen Erfassung der wirtschaftlichen Tätigkeit.
- Freiberuflich Tätige wie Ärzte, Rechtsanwältinnen, Ziviltechniker und Journalisten, unabhängig von der Höhe des erzielten Umsatzes.
- Gewerbetreibende und handwerkliche Einzelunternehmer, solange ihre Jahresumsätze die gesetzliche Buchführungsgrenze unterschreiten.
- Land- und Forstwirte, deren Betriebe die spezifischen Umsatzgrenzen nach der Bundesabgabenordnung nicht erreichen.
- Vermieter und Verpächter, welche die Einkünfte aus dieser Vermögensverwaltung vereinfacht ermitteln möchten, gemäß Paragraph 126 Absatz 3 der Bundesabgabenordnung.
Wann ist die EAR für mein Unternehmen gesetzlich unzulässig?
Die EAR ist gesetzlich unzulässig, sobald ein Unternehmen aufgrund seiner Rechtsform oder des Überschreitens definierter Umsatzgrenzen zur Rechnungslegung verpflichtet ist. In diesen Fällen schreibt die Bundesabgabenordnung zwingend das Führen von Büchern vor.
Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die AG unterliegen in Österreich ab ihrer Eintragung im Firmenbuch der Rechnungslegungspflicht nach dem Unternehmensgesetzbuch. Für diese Gesellschaftsformen ist das Führen einer EAR zu keinem Zeitpunkt erlaubt.
Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften ohne haftende natürliche Person gilt die Umsatzgrenze nach Paragraph 125 der Bundesabgabenordnung. Übersteigt der Umsatz eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils die Grenze von 700.000 Euro, so tritt mit Beginn des darauf zweitfolgenden Kalenderjahres die Pflicht zur doppelten Buchführung ein.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Kleinunternehmer
Die EAR bietet für Kleinunternehmer eine besonders unkomplizierte Handhabung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten im Rahmen der betrieblichen Buchführung. Sie entlastet Kleinstbetriebe massiv von administrativem Aufwand.
Kleinunternehmer profitieren von der Umsatzsteuerbefreiung und nutzen die vereinfachte Aufzeichnungspflicht nach Paragraph 126 Absatz 2 der Bundesabgabenordnung. Sie müssen lediglich ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben chronologisch erfassen, ohne eine komplexe Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen zu müssen.
Praktische Umsetzung: Software, Excel-Vorlagen und Beispiele
Zur Erstellung einer EAR können Gründer und etablierte Unternehmer entweder auf strukturierte Tabellenkalkulationen oder auf professionelle, zertifizierte EDV-Systeme zurückgreifen. Die Wahl des passenden Werkzeugs hängt vom Belegvolumen ab.
- Excel-Tabellen: Sehr kostengünstig und hochgradig anpassbar, bergen jedoch erhebliche Risiken für manuelle Formelfehler und erfüllen oft nicht die strengen Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Buchungsdaten.
- Lokale Buchhaltungssoftware: Bietet feste Eingabemasken und automatische Berechnungen der Kennzahlen, erfordert jedoch regelmäßige manuelle Updates bei gesetzlichen Änderungen.
- Zertifizierte Cloud-Software: Garantiert die rechtssichere Archivierung von Belegen, bietet automatische Schnittstellen zu Bankkonten und ermöglicht die direkte Übermittlung der Steuerdaten an das Finanzamt.
- Kostenlose Online-Tools: Werden häufig von Kammern für Gründer zur Verfügung gestellt, bieten jedoch meist nur grundlegende Funktionen für sehr geringe Belegzahlen.
Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Verein?
Für Vereine in Österreich gelten vereinfachte Aufzeichnungspflichten, sofern sie keine großen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe unterhalten. Die EAR dient hier zur transparenten Darstellung der Mittelverwendung der Vereinsgelder.
Ein gemeinnütziger Verein muss seine Einnahmen und Ausgaben so gliedern, dass die Zuordnung zum ideellen Bereich, zu den Vermögensverwaltungen oder zu den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben klar ersichtlich bleibt. Überschreitet der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb des Vereins die steuerlichen Umsatzgrenzen der Bundesabgabenordnung nicht, reicht die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung völlig aus.
Wo finde ich eine passende Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage für Österreich?
Offizielle Stellen wie die Wirtschaftskammer Österreich stellen standardisierte Vorlagen zur Verfügung, welche die notwendigen Spalten für Betriebseinnahmen, Ausgaben und Umsatzsteuerkategorien enthalten.
Welche Software eignet sich am besten für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich?
Es eignen sich moderne, cloudbasierte Buchhaltungsprogramme, die über eine integrierte Schnittstelle für die österreichische Umsatzsteuervoranmeldung verfügen und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllen.
Kann ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich mit Excel führen?
Ja, das Führen der EAR in Excel ist für nicht-buchführungspflichtige Unternehmer grundsätzlich zulässig, sofern die lückenlose und chronologische Erfassung aller Belege sowie deren nachträgliche Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
Wie sieht ein konkretes Beispiel für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich aus?
Ein klassisches Beispiel stellt den Netto-Betriebseinnahmen die direkt abziehbaren Betriebsausgaben wie Miete, Wareneinsatz und Telefonkosten gegenüber; der verbleibende Saldo bildet den steuerpflichtigen Gewinn.
Gibt es eine kostenlose Software für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich?
Ja, diverse Plattformen und Gründungsnetzwerke bieten für Kleinunternehmer in der Startphase gebührenfreie Basisversionen von Buchhaltungssoftware an, welche die einfache Einnahmenerfassung abdecken.
Welche Erleichterungen gelten für Kleinunternehmer bei der EAR in Österreich?
Kleinunternehmer mit Umsätzen unter der maßgeblichen Steuergrenze sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen in ihrer EAR keine Umsatzsteuerbeträge buchen oder Vorsteuern geltend machen.
Welches Buchhaltungsprogramm ist für die EAR in Österreich zu empfehlen?
Empfehlenswert sind Programme, die eine direkte Schnittstelle zu FinanzOnline für die Steuererklärungen bieten und Updates zu den jeweils aktuellen steuerrechtlichen Rahmenbedingungen in Österreich automatisch bereitstellen.
Wie muss ein Verein in Österreich seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufbauen?
Ein Verein muss die EAR so strukturieren, dass Einnahmen und Ausgaben sauber zwischen dem begünstigten ideellen Zweck und etwaigen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Aktivitäten getrennt dokumentiert werden.